SeaTable 介绍

SeaTable 是一款以在线协同表格为基础的新型信息管理工具。它支持“文件”、“图片”、“单选项”、“协作人”、“计算公式”等丰富的数据类型,帮助用户用表格的形式来组织和管理各类信息。在表格基础上,它还支持自定义工作流、应用搭建、数据分析等丰富的扩展功能,让团队和企业快速搭建出灵活的业务系统和软件应用,低门槛实现工作的数字化。

用 SeaTable 管理数据

数据管理一般涉及到四个方面:

  • 数据的记录
  • 数据的处理
  • 数据的可视化分析
  • 分析结果的共享

以前如果要对数据进行记录管理和分析,常用的工具是 Excel + PowerBI。我们需要用 Excel 来记录数据,对简单的数据,可以在 Excel 中直接处理和作图。对复杂的数据,我们需要把 Excel 数据导入到 PowerBI 等类似的 BI 软件中,对数据进行扩表关联、处理,然后作图。这套方法的缺点包括:

  • 数据难以协同录入
  • Excel 处理十万行以上的数据很慢,无法处理百万规模的数据
  • 需要学习专门的 BI 软件
  • 数据处理后的结果也难以在团队内共享

现在用 SeaTable 就能为数据的管理提供一个一体化的、简单易用的解决方案。

数据的记录

SeaTable 表格能多人在线协同编辑。它有 24 种实用数据类型能便捷规范地记录多元数据,有文件、长文本、协作人等基础类型,也有链接其他记录、链接公式、创建者等高级类型。支持对特定数据类型设置默认值、格式检查。有些数据类型还有多种格式,如地理位置类型就有 6 种填写方式并可自动识别。可用多个子表记录数据。

用户也可以通过表单、数据收集表来收集并自动汇总数据到表格,可以从 Excel 导入和更新数据,还可以用 Python API 获取数据到表格。

SeaTable 单表可以支持存储千万级的数据。

数据的处理

数据的处理一般包括数据的去重、对数据进行跨表关联、建立函数来算出新的数据。

一键删除重复记录

当需要对表中的数据进行去重时,通过“数据去重”插件就能快速实现。它可以根据多个列的值是不是全相等来去重,并可结合筛选出的数据视图进行去重。选择只保留第一个或最后一个记录后,一键删除其他重复记录。如下图:

跨表关联和计算更便捷

用不同子表记录同一业务的不同数据已经很方便。而关联子表数据,它比 Excel 还方便。用“链接其他记录”类型或用数据处理功能(包括自动添加链接、求累加值、求差值、计算排名、计算百分比、查找和复制等操作)中的“自动添加链接”,就可以链接不同子表的关联记录。在此基础上,再用“链接公式”类型,仅需点选,就可以快速实现 lookup、countlinks、rollup、findmax 等自动跨表计算。不需要编辑公式。

「链接子表关联记录」两个子表中有匹配的列时,可使用“自动添加链接”。

「自动跨表计算」比如在「客户信息」表中插入列并使用“链接公式”类型,计算出每个客户在「客户跟进记录」表中的最近一次跟进时间、最近一次跟进人、跟进记录数量。

数据的可视化分析

对于数据的查看、可视化和统计分析等,SeaTable 表格提供了灵活易用的功能,可满足不同需求。比如:

通过表格视图自动整理数据

子表可增加多个表格视图,每个视图可设置不同的过滤、排序、分组等条件,已有和新增数据会按条件自动整理。在表上可快速切换查看不同角度的数据。单个视图支持导出、打印、共享等操作。如下图:

通过多种可视化插件查看数据

可根据数据可视化需求使用地图、日历、图库、时间线、看板、高级统计等插件,也有 SQL 查询、页面设计等其他应用插件。比如用地图插件把客户地址自动标记到地图上:

一键归档和查看海量级数据

当表中的记录超过10万行时,表格管理员可以开启大数据管理功能。把筛选出的不常用的或特定的数据视图一键“归档视图”。

归档后的数据默认不显示,但可以通过增加“大数据视图”来查看,即归档的和没有归档的数据都会显示出来,在此视图上仍可以用过滤器等来筛选出想查看的数据。并可以一键切换普通视图和归档视图。如下图:

高级统计让可视化分析更简单

高级统计插件内置 BI 能力,目前已拥有 28 种图表类型,无需绘制,无需编程,并可同样结合视图进行统计,仅需简单点选就可以完成对复杂数据、海量数据的可视化分析,轻松制作统计图表、报表。如下图:

高级统计可增加多个大屏仪表盘,方便不同业务人员去查看。图表可拖动位置、可放大查看、可导出为图片。如下图:

分析结果的共享

一体化数据管理还体现在共享方面。SeaTable 可共享整个表格、单个视图、自定义共享(哪些子表、视图),可直接共享给团队中的群组、部门,也可以共享表格或视图的外部链接(只读权限的公开链接)并可嵌入网页。

总结

对于包括大数据在内的数据处理和分析,以前可能需要不同的工具才能有效完成,效率和成本往往难以把控。现在用 SeaTable 表格就能实现数据收集、存储、处理、分析等一体化管理,并且更简单易用。为普通业务人员、数据分析师、企业日常管理数据或构建数据管理平台,发挥数据的价值,提供有力支撑和更简单易用的工具。

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